Software de Gerenciamento de Documentos e Registros Físicos

SoftExpert Arquivo Físico

O SoftExpert Arquivo Físico é um software que simplifica o gerenciamento de todo o ciclo de vida de registros físicos. A solução padroniza os processos para a guarda de documentos, onde cada documento passa a receber um endereço físico, permitindo sua localização de maneira muito mais rápida.

A solução automatiza e gerencia a guarda de documentos, notificando automaticamente os responsáveis sobre solicitações de cópia, consulta ou empréstimo, e também períodos de retenção. Com controle automatizado dos locais de armazenamento e repositórios, as organizações podem adicionar valor ao conteúdo, acelerando os processos de arquivamento, evitando a perda de documentos e conteúdos em geral, elevando os níveis de produtividade.

O SoftExpert Arquivo Físico reduz os riscos do negócio, atendendo a requisitos de padrões e regulamentos internacionais, como ISO 15489, HIPAA, FDA, WFMC, DoD 5015.02-STD, MoReq2, ISO 9000, SOX entre outros.

Screenshots

Gerenciamento de repositórios
Endereco físico de documentos
Histórico de serviços
Gerenciamento da documentação física

Recursos

Controla todos os locais de armazenamento e repositórios físicos de forma simples.
Organiza a guarda de documentos para fortalecer o cumprimento de padrões legais e regulatórios.
Estabelece diferentes tabelas de temporalidade, para padronizar os critérios de arquivamento e disposição final de documentos.
Direciona documentos para os repositórios de forma automática, acelerando os processos de arquivamento.
Gerencia solicitações de empréstimo de documentos, assim como prazos de devolução.
Gerencia solicitações de cópia e consulta de documentos, com registro cronológico dos eventos.
Garante a rastreabilidade de documentos, por meio de recursos de trilhas de auditoria.
Controla a capacidade dos repositórios físicos, prevenindo e minimizando potenciais incidentes de armazenamento.
Gera etiquetas de identificação para documentos, repositórios e locais de armazenamento.
Permite a transferência de conteúdo para mídias externas, ou empresas externas que realizam guarda de documentos.
Calcula automaticamente os prazos de retenção e disposição dos documentos, notificando por e-mail usuários, equipes e departamentos.
Aplica controles de segurança por usuário, equipes, categoria de documento, ou mesmo para o documento.
Permite a busca de documentos através de filtros por usuário, departamento, meta dado, repositório, entre outros.
Disponibiliza análises rápidas sobre o volume de documentos indexados, arquivados, transferidos ou descartados, através de diferentes gráficos e relatórios.